Motio Kontaktin käyttöohjeet

Jos tarvitset lisätietoa, ota yhteyttä käyttäjätukeemme helpdesk[at]happywise.com

Tietojen katselu

Klikkaa rivillä asiakkaan nimeä, muistiinpanoa, seuraavaa yhteyttä tai sopimusta ja täytä asiakasta koskevat tiedot:

Päivittämäsi tiedot tallentuvat automaattisesti.
Määritä Yhteystiedot-kohdassa avainsanoiksi esim. tuotteiden tai myyjien nimiä, jotta voit myöhemmin rajata hakua niiden perusteella.
Tee muistiinpanoja yhteydenotoistasi. Tekemäsi muistiinpanot tallentuvat päivämäärän mukaiseen listaukseen.
Määritä aika seuraavalle yhteydenotolle tai toimenpiteelle kalenterinäkymästä.
Kun kaupat on tehty, täytä sopimustiedot ja tulosta sopimus pdf-tiedostoksi. Tehdyt sopimukset tallentuvat päivämäärän mukaiseen listaukseen.
Päänäkymässä on omat symbolinsa myynnin tilalle ja tehtävätyypille:
- Klikkaamalla tila-symbolia pääset muuttamaan myynnin / asiakkuuden tilan uudesta (tyhjä tähti) potentiaaliseksi (puolikas tähti), valmiiksi (täysi tähti) tai ei-potentiaaliseksi (ruksi).
- Klikaamalla tehtävä-symbolia pääset määrittämään, millaisesta tehtävästä on kyse, kun käsittelet kontaktia seuraavan kerran. Tehtävätyypit ovat soitto (luuri), tapaaminen (hahmot), laskutus (seteli) tai muu (rengas).

Yleistä:

Voit tuoda CSV-tiedostolla Motio Kontaktiin joko uusia asiakkaita tai päivittää vanhoja asiakkaita.
Jos Motio Kontaktissa on jo olemassa saman niminen tai samalla y-tunnuksella oleva asiakas, CSV-tuonti päivittää tiedot olemassa olevaan asiakkaaseen.

CSV on tiedostomuoto, jonka saat käyttöösi esimerkiksi tallentamalla tiedoston MS Excelissä CSV-muotoon.
CSV-tiedostossa arvot on erotettu toisistaan pilkulla (,) ja yksi asiakas on aina yhdellä rivillä.
Pilkun lisäksi erottimina toimivat puolipilkku (;) ja sarkain (tab).
CSV-tiedosto voi sisältää myös erikoismerkkejä, kuten ä ja ö -kirjaimia.
- Jotta saat ääkköset näkyviin, muista tallentaa tiedostosi käyttäen oikeanlaista merkistöä.
- CSV-tiedoston tukemia merkistöjä ovat: ISO-8859-1(Latin1), UTF-8 ja x-mac-roman (Macintosh merkistö).
- Helpoiten varmistat, että CSV-tiedostossasi on oikea merkistö valitsemalla Excelissä talletusmuodoksi ‘CSV Comma delimited’.

Vaiheet:

1. Valitse ja esikatsele CSV-tiedosto

Kun olet valitsemassa tuotavaa tiedostoa, tiedostosta avautuu muutamia rivejä esikatseluun. Tässä voit tarkistaa, että esimerkiksi ääkköset näkyvät oikein. Jos ä:n tai ö:n tilalla näkyy jotain muuta, vaihda merkistö toiseksi (ks. oikea merkistö yllä olevasta kappaleesta).
Poista tiedostostasi otsikkorivi valitsemalla ‘Poista ylin rivi’.
Kun esikatselu näyttää oikealta, voit jatkaa seuraavaan vaiheeseen.

2. Yhdistä sarakkeet Motio Kontaktin tietoihin

Näet listan Motio Kontaktin käyttämistä tiedoista sekä pudostusvalikon jokaisen tiedon oikealla puolella.
Pudotusvalikossa on lista esimerkkejä sisääntuleviin tietoihin liittyen. Käy läpi pudotusvalikot ja valitse jokaiseen kohtaan parhaiten sopiva esimerkkirivi. Tärkeimmät valittavat kohdat ovat ‘Asiakas’ ja ‘Y-tunnus’, sillä näiden tietojen mukaan tarkistetaan, lisätäänkö uusi kontakti vai päivitetäänkö vanha.
Jos esimerkeistä ei löydy sopivaa riviä johonkin kohtaan, voit valita ‘- saraketta ei ole tuodussa tiedostossa -‘.
Kun olet valinnut vähintään ‘Asiakas’ -kohtaan oikean tiedon, voit jatkaa seuraavaan vaiheeseen.

3. Tiedontuonti

Tässä vaiheessa voit vielä rajata pois sellaisia tietoja, joita et halua tuoda Motio Kontaktiin. Oletuksena tuodaan kaikki rivit, mutta voit valita osan riveistä pois klikkaamalla niitä, jolloin ne muuttuvat harmaiksi.
Listan yläpuolella näet yhteenvedon tuotavien asiakkaiden määrästä.
Jos tietomäärä on suuri, rivit jaotellaan eri sivuille, joihin pääset näytön alalaidassa olevasta sivulistasta.
Kun olet poistanut haluamasi rivit, voit jatkaa.
Tämän jälkeen tiedot siirretään Motio Kontaktiin. Jos jollakin rivillä on epäkelpoa tietoa, se ohitetaan ja tästä tulee punainen virheilmoitus.
Tuonnin yhteydessä järjestelmä ilmoittaa, montako uutta asiakasta on lisätty ja montako vanhaa asiakasta on päivitetty.